Tietosuojaseloste

(Päivitetty 21.3.2025)

Rekisterinpitäjä ja sen yhteystiedot

Kivikoi (3209590-5)
https://kivikoi.fi
Hallimestarinkatu 26, 20780 Kaarina
Nellie Inkinen
nellie@kivikoi.fi

Rekisterin nimi

Kivikoi asiakasrekisteri.

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena laki julkisen tehtävän hoitaminen tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys).
Kivikoin asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään asiakassuhteiden hoitamiseen ja ylläpitoon, tilausten ja ostojen hallinnointiin sekä markkinointiin, analysointiin ja kehittämiseen. Tietojasi tallentuu asiakasrekisteriin silloin, kun rekisteröidyt Kivikoin asiakkaaksi, otat yhteyttä yhteydenotto lomakkeen kautta, tilaat uutiskirjeen tai muuta sisältöä, ostat Kivikoi tuotteita, luovutat tietojasi meille hyväksyen luvan markkinointiin (esimerkiksi lomake messuilla) tai osallistut Kivikoin järjestämään arvontaan tai ilmoittaudut tilaisuuteen.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. 

Rekisterin tietosisältö

Mitä tietoja minusta kerätään?

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön etunimi, sukunimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa), asioidessa käytetty kieli, asioidessa käytetty valuutta, www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. Yritysasiakkaalta tallennetaan lisäksi yrityksen/organisaation nimi, y-tunnus ja alv-tunnus. Lisäksi tilaustietoihin tallennetaan asiakkaan tilauksen yhteydessä antamat tiedot, kuten tilauksen tuotesisältö, maksutapa ja toimitustapa.

Jos et halua yhteystietojasi käytettävän markkinointitarkoituksiin, ota siinä tapauksessa yhteys nellie@kivikoi.fi.
Kivikoi.fi kerää joitakin käyttäjäkohtaisia tietoja käyttämällä evästeitä (”cookies”). Eväste on vierailijan selaimelle lähetettävä pieni tekstitiedosto, joka yleensä sisältää anonyymin tunnistenumeron. Vierailijan henkilöllisyys ei käy ilmi evästeiden avulla.

Mihin henkilötietoja käytetään?

Henkilötietoja käytetään:

– Asiakassuhteen hoitamiseen
– Asiakaskokemuksen kehittämiseen
– Tilauksen toimitukseen ja käsittelyyn, sekä arkistointiin
– Tilastollisiin tarkoituksiin
– Markkinointitarkoituksiin
– Verkkosivuston toiminnallisuuksiin
– Kävijäliikenteen analysointiin

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimus, suostumus tai oikeutettu etu.
Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu 25.5.2018 alkaen noudatettavan EU:n tietosuoja-asetuksen asettamat vaatimukset.

Kuinka kauan henkilötietojani säilytetään?

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan, kuin on tarpeellista rekisterin käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden hoitamiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. asiakkuuden alkaessa, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan Kivikoin käytössä. Tietoja voidaan julkaista tai luovuttaa kolmansille osapuolille siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa; Luovutamme henkilötietoja logistiikka ja maksupalvelu yhteistyökumppaneille, toiminnan mahdollistamiseksi.

Kivikoi ei käy asiakkaidensa henkilötiedoilla missään tilanteessa kauppaa.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole sivuston teknisen toteuttamisen, lisäarvopalvelun tuottamisen, laskutuksen, luottopäätöksen tai lainsäädännöllisten velvoitteiden vuoksi tarpeellista. Asiakkaan tiedot hävitetään aina asiakasrekisteristämme pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet edellytä tietojen säilyttämistä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot tallennetaan sähköiseen järjestelmään. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Järjestelmä on suojattu tietoturvajärjestelmällä.

Toimimme kaikin kohtuullisin ja tarvittavin toimin niin, että asiakasrekisterissä olevia tietoja käsitellään turvallisesti ja luottamuksellisesti.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot sekä pyytää mahdollisen virheellisen tiedon oikaisemista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa sekä oikeus pyytää tietojensa poistamista rekisteristä, mikäli käsittelylle ei ole enää laillista perustetta. Pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle, joka voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa esitettyihin pyyntöihin EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen ja rekisteriselosteen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Kivikoi varaa oikeuden tehdä tähän tietosuojakäytäntöön koska tahansa muutoksia, jotka ovat tarpeen häiriöiden korjaamiseksi tai uusien lainsäädännöllisten tai teknisten vaatimusten täyttämiseksi.